PERAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

 

            Komunikasi adalah satu hal yang penting dalam kehidupan. Dengan berkomunikasi kita bisaling berinteraksi antara manusia atau kelompok atau masyarakat. Berkomunikasi menyebabkan manusia bisa bersosialisasi untuk saling membutuhkan atau dibutuhkan. Sebelum kita membhas lebih jauh peran komunikasi dalam organisasi sebaiknya kita tahu terlebih dahulu apa itu komunikasi dan organisasi.

   A.    Pengertian Komunikasi dan organisasi.

·         Komunikasi berasal dari bahasa latin communication, yang artinya sama. Maksudnya adalah komunikasi dapat terjadi apabila terdapat kesamaan makna mengenai suatu pesan yang disampaikan oleh komunikator dan diterima oleh komunikan. Salah satu tujuan komunikasi adalah mengubah sikap dan perilaku seseorang ataupun sekelompok orang sebagaimana yang dikehendaki komunikator,agar isi pesan yang disampaikan dapat dimengerti, diyakini serta pada tahap selanjutnya.

·         Organisasi adalah sekelompok masyarakat kecil yang saling bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan.

·         Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi untuk mencapai tujuan( Wiryanto,  2005)

   B.     Peran Komunikasi dalam Organisasi

Peran Komunikasi dalam organisasi adalah komunikasi di suatu organisasiyang dilakukan pimpinan, baik dengan para karyawan maupun dengan khalayak yang ada kaitannya dengan organisasi, dalam rangka pembinaan kerja sama yangserasi untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi (Effendy,1989: 214).Manajemen sering mempunyai masalah tidak efektifnya komunikasi. Padahalkomunikasi yang efektif sangat penting bagi para manajer, paling tidak ada duaalasan, pertama, komunikasi adalah proses melalui mana fungsi-fungsimanajemen mulai dari perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan dapat dicapai; kedua, komunikasi adalah kegiatan dimana paramanejer mencurahkan sebagian besar proporsi waktu mereka. Proses Komunikasimemungkinkan manejer untuk melaksanakan tugas-tugas mereka. Informasi harusdikomunikasikan kepada stafnya agar mereka mempunyai dasar perencanaan, agar rencana-rencana itu dapat dilaksanakan. Pengorganisasian memerlukankomunikasi dengan bawahan tentang penugasan mereka. Pengarahan Teori Organisasi Umum 

mengharuskan manejer untuk berkomunikasi dengan bawahannya agar tujuankelompo dapat tercapai. Jadi seorang manejer akan dapat melaksanakan fungsi-fungsi manajemen melalui interaksi dan komunikasi dengan pihak lain.Sebahagian besar waktu seorang manejer dihabiskan untuk kegiatan komunikasi, baik tatap muka atau melalui media seperti Telephone, Hand Phone dengan bawahan, staf, langganan dsb. Manejer melakukakan komunikasi tertulis seperti pembuatan memo, surat dan laporan-laporan.

   C.    Model Dalam Berkomunikasi

1.      Model Komunikasi Linier

One way communication, dalam model ini komunikator memberi suatu stimuli & komunikan melakukan respon yang diharapkan tanpa  mengadakan seleksi & interpretasi. Komunikasi bersifat monolog

2.      Model Komunikasi Interaksiona

Sebagai kelanjutan dari model pertama, pd tahap ini sudah terjadi feedback.

Komunikasi yg berlangsung bersifat dua arah & ada dialog.

Tiap partisipan memiliki peran ganda, satu saat bertindak sbg komunikator, pd saat yg lain sbg komunikan

3.      Model Komunikasi Transaksional

Komunikasi  dipahami dlm konteks hubungan antara dua orang atau lebih.

Pandangan ini menekankan bahwa semua perilaku adalah komunikatif.

Tidak ada satupun yg tidak dapat dikomunikasikan.

  

   D.    Fungsi Komunikasi dalam Organisasi

1.      Fungsi Informatif

  •     Organisasi dapat dipandang sbg suatu sistem pemrosesan informasi (information processing       system).

  •    Seluruh anggota dalam organisasi berharap akan dpt informasi yg lebih banyak, lebih baik, dan tepat waktu

  •    Informasi yg didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dpt melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti.

2.      Fungsi Regulatif

   •      Berkaitan dengan peraturan-peraturan yg berlaku dalam suatu organisasi

   •     Atasan atau orang-orang dlm jajaran struktural memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi   yg disampaikan

3.      Fungsi Persuasif

   ·     Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai      dengan yg diharapkan. 

   ·   Banyak pimpinan lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah

4.      Fungsi Integratif

   ·    Setiap organisasi berusaha menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas & pekerjaan dengan baik.

   ·    Pelaksanaan komunikasi ini dapat menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yg lebih besar dlm diri karyawan terhadap organisasinya

  

   E.     Gaya Komunikasi

Gaya komunikasi (communication style) didefinisikan sbg seperangkat perilaku antar pribadi yang terspesialisasi, yang digunakan dlm suatu situasi tertentu (a specialized set of interpersonal behaviors that are used in a given situation. Masing-masing gaya komunikasi terdiri dari sekumpulan perilaku komunikasi yg dipakai untuk mendapat respon atau tanggapan tertentu dlm situasi yang tertentu pula.

1.      The Controlling Style

·               Gaya komunikasi bersifat mengendalikan, ditandai dengan adanya satu kehendak untuk membatasi, memaksa & mengatur perilaku, pikiran dan tanggapan orang lain.

·               Lebih memusatkan perhatian pada pengiriman pesan, tidak ada/tidak mengharapkan umpan balik

2.         The Equalitarian Style

·               Aspek penting gaya komunikasi ini adalah adanya landasan kesamaan, dan two way traffic of communication

·               Komunikasi dilakukan secara terbuka, mengungkapkan gagasan secara rileks, santai dan informal.

·               Memudahkan tindak komunikasi dalam organisasi, efektif dalam memelihara empati & kerjasama.

3.         The Structuring Style

·               Memanfaatkan pesan-pesan verbal secara tertulis maupun lisan guna memantapkan perintah yg harus dilaksanakan, penjadwalan tugas & pekerjaan serta struktur organisasi.

4.         The Dynamic Style

·               Gaya komunikasi dinamis memiliki kecenderungan agresif, karena pengirim pesan memahami bahwa lingkungan pekerjaannya berorientasi pada tindakan (action oriented)

5.         The Relingushing Style

·               Gaya komunikasi ini lebih mencerminkan kesediaan untuk menerima saran, pendapat atau gagasan orang lain, daripada keinginan untuk memberi perintah.

6.         The Withdrawal Style

·               Gaya ini tidak layak dipakai dalam komunikasi organisasi.

·               Akibat yg muncul jika gaya ini digunakan adalah melemahnya tindak KOMUNIKASI.

·               Dalam deskripsi konkret adalah, saat seseorang mengatakan : “Saya tidak ingin dilibatkan dalam persoalan ini !”. Pernyataan ini bermakna bahwa seseorang  mencoba melepas diri dari tanggung jawab, tapi juga mengindikasikan suatu keinginan untuk menghindari berkomunikasi dengan orang lain.